Eine HR-Software soll Deinem KMU Arbeit abnehmen, statt neue Rückfragen auszulösen. Verteilen sich Personaldaten und HR-Prozesse auf mehrere Programme, kostet jede Abstimmung zusätzliche Zeit. Eine passende Lösung führt Informationen und Abläufe zusammen, sodass HR und Mitarbeitende jederzeit auf demselben Stand sind.
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Kleiner Hinweis von uns: Die Tabelle bündelt die wichtigsten Angaben. Preise und Pakete können sich jedoch mit der Zeit ändern. Prüfe sie deshalb vor Deiner Auswahl bei dem jeweiligen Anbieter. Ein Beispiel: Pointchamp beginnt für Teams ab 99 Euro pro Monat. Dein letztendlicher Preis kann jedoch anders aussehen, etwa wenn Du jährlich zahlst. Bei Pointchamp sparst Du in diesem Fall 5 % auf Deinen Preis.
Eine lange Funktionsliste zeigt noch nicht, wie gut eine Lösung im Arbeitsalltag Deines KMU funktioniert. In unserem HR Software Vergleich haben wir die Anbieter deshalb anhand von fünf Fragen eingeordnet:
Grundlage sind die aktuellen Produkt-, Preis-, Integrations- und Sicherheitsseiten der Anbieter. Pointchamp steht als Herausgeber an erster Stelle. Alle weiteren Anbieter folgen alphabetisch.
Pointchamp richtet sich an operative KMU, die ihre HR-Prozesse in einer gemeinsamen Plattform organisieren möchten. Die App verbindet die Personalorganisation mit der täglichen Teamkommunikation. So greifen HR, Führungskräfte und Mitarbeitende in Echtzeit auf dieselben HR- und Einsatzdaten zu.
Mit Pointchamp kannst Du:
Unsere Einordnung: Pointchamp gehört in Deine engere Auswahl, wenn Dein KMU operative Teams über eine Anwendung verwalten und im Arbeitsalltag erreichen möchte. Die Funktionen von Pointchamp verbinden die Personaleinsatzplanung direkt mit dem Messenger und dem KI-gestützten Firmen-Wiki. Dadurch brauchst Du weniger separate Lösungen für die Teamkommunikation und die interne Wissenssuche.
Ausgewählte Integrationen:
Preis und Pakete: Pointchamp startet bei 99 Euro pro Monat für Teams. Der genaue Preis richtet sich nach Teamgröße und Abrechnungszeitraum. Bei der jährlichen Abrechnung sparst Du 5 %.
Finde es direkt heraus: In einer kostenlosen Demo siehst Du, wie Pointchamp Deine HR-Prozesse bündelt und welche Funktionen für Dein KMU wirklich relevant sind.
Factorial erweitert die Personalverwaltung um die kaufmännische und technische Administration. Dadurch kann ein kleines HR-Team auch Unternehmensausgaben und Arbeitsmittel auf derselben Plattform steuern.
Factorial deckt unter anderem ab:
Unsere Einordnung: Factorial ist für Dein KMU sinnvoll, wenn dieselbe Verwaltung neben HR auch Unternehmensausgaben oder die Ausstattung neuer Mitarbeitender koordiniert. Dann lässt sich das Onboarding bis zur Vergabe von Geräten und Softwarezugängen verbinden. Der Vorteil gegenüber einer reinen HR-Lösung entsteht allerdings erst, wenn Du diese zusätzlichen Verwaltungsbereiche tatsächlich nutzt.
Ausgewählte Integrationen:
Preis und Pakete: Factorial startet laut der aktuellen Preisübersicht bei 8 Euro pro Nutzer und Monat. Factorial Core ist immer enthalten. Weitere Produktbereiche werden passend zum Bedarf zusammengestellt.
HoorayHR bietet einen klar abgegrenzten Einstieg für kleinere HR-Teams. Das Core-Paket deckt die regelmäßig anfallende Personalverwaltung ab und bindet mehr als 50 externe Systeme ein.
Dazu gehören:
Unsere Einordnung: HoorayHR passt zu Teams ab zehn Nutzern, die ihre grundlegenden HR-Prozesse ohne ein umfangreiches Einführungsprojekt digitalisieren möchten. Der feste Core-Preis erleichtert die erste Kalkulation. Ein eigenes Bewerbermanagement gehört jedoch nicht zum Kernumfang und muss über eine externe Recruiting-Lösung angebunden werden. Für 360-Grad-Feedback sowie technische Anbindungen brauchst Du das Plus-Paket.
Ausgewählte Integrationen:
Preis und Pakete: Das Core-Paket von HoorayHR kostet 7,50 Euro pro Nutzer und Monat bei mindestens zehn Nutzern. Plus startet bei 9,25 Euro pro Nutzer und Monat.
HR WORKS verbindet die Personalverwaltung mit der Abrechnung von Dienstreisen und Ausgaben. Die Software berücksichtigt dabei auch die vorbereitende Lohnabrechnung und DATEV-nahe Prozesse.
Die Software unterstützt unter anderem:
Unsere Einordnung: HR WORKS ist vor allem dann interessant, wenn Dein Unternehmen ab 20 Mitarbeitenden sowohl die Personalverwaltung als auch regelmäßig anfallende Reisekosten in einem System abbilden möchte. Wichtig für die Auswahl: HR WORKS wird als Gesamtsystem angeboten. Nutzt Du nur einen einzelnen Funktionsbereich, reduziert sich der Mietpreis laut Anbieter nicht. Durch die erforderliche Schulung und die begleitete Einrichtung fällt der Start strukturierter, aber auch aufwendiger aus als bei einer schlanken Basislösung. Für Unternehmen, die den breiten Funktionsumfang nutzen, kann diese Einführung sinnvoll sein.
Ausgewählte Integrationen:
Preis und Pakete: HR WORKS erstellt ein individuelles Angebot und berechnet mindestens 20 Nutzer. Einrichtung und Schulung verursachen zusätzliche Kosten. Laut FAQ von HR WORKS gibt es keine Mindestvertragslaufzeit.
Kenjo richtet sich an Unternehmen, die den Personaleinsatz in Schichten und über mehrere Standorte hinweg koordinieren. Die Plattform verbindet die Zeiterfassung mit der Abwesenheits- und Schichtplanung. Dadurch lässt sich früh erkennen, welche Einsätze bereits besetzt sind und wo noch Personal eingeplant werden muss.
Mit Kenjo kannst Du:
Unsere Einordnung: Kenjo gehört in Deine engere Auswahl, wenn die Besetzung von Schichten und die Zeiterfassung an mehreren Standorten den größten Teil Deiner HR-Abstimmung verursachen. Für die Standortverwaltung und das Zeiterfassungsterminal benötigst Du mindestens Growth. Schnittstellen und weiterführende Automatisierungen sind dem Connect-Paket zugeordnet. Das Recruiting wird separat ergänzt. Für Deinen Vergleich zählt daher das Paket, das Deinen vollständigen Pflichtumfang abdeckt.
Ausgewählte Integrationen:
Preis und Pakete: Kenjo unterscheidet zwischen Starter, Growth und Connect. Den aktuellen Preis berechnet der Kenjo-Preisrechner anhand von Teamgröße und Paket. Bei jährlicher Abrechnung nennt der Anbieter eine Ersparnis von 10 %.
Personio richtet sich an wachsende Unternehmen, deren Personalprozesse mit jeder neuen Rolle und Gesellschaft komplexer werden. Die Plattform bündelt die laufende HR-Verwaltung und lässt sich über zusätzliche Anwendungen erweitern.
Zum Kernumfang gehören:
Unsere Einordnung: Unsere Einordnung: Personio passt zu wachsenden KMU ab etwa 25 Mitarbeitenden, wenn Berechtigungen, Freigaben und angebundene Systeme mit dem Unternehmen komplexer werden. Core Pro ist besonders relevant, wenn Du mehrere Gesellschaften verwaltest oder individuelle Schnittstellen benötigst. Für die Einführung solltest Du interne Kapazitäten einplanen, da Personio für Kleinunternehmen vier bis fünf Wochen bis zum produktiven Einsatz ansetzt. Wird die Personalarbeit nebenbei erledigt oder benötigt Dein Unternehmen nur grundlegende Verwaltungsfunktionen, kann die Plattform umfangreicher als erforderlich sein.
Ausgewählte Integrationen:
Preis und Pakete: Die HR-Lösungen von Personio starten laut Anbieter bei 7,60 Euro pro Mitarbeitendem und Monat. Payroll-Lösungen beginnen bei 5 Euro pro Mitarbeitendem und Monat. Die HR-Pakete heißen Core und Core Pro. Anwendungen für Recruiting oder Payroll lassen sich ergänzen.
Tellent gliedert sein Angebot in Tellent HR und Tellent Recruitee. Innerhalb von Tellent HR deckt der Produktbereich Manage die laufende Personalverwaltung ab. Grow konzentriert sich auf die Mitarbeiterentwicklung. Tellent Recruitee ist eine separat erhältliche Lösung für das Bewerbermanagement und lässt sich mit Tellent HR verbinden.
Die Bereiche decken Folgendes ab:
Unsere Einordnung: Tellent HR ist besonders interessant, wenn Personalentwicklung in Deinem KMU als eigenständiger HR-Prozess aufgebaut werden soll. Für die laufende Personalverwaltung ist der Produktbereich Manage vorgesehen. Grow ergänzt strukturierte Feedback- und Entwicklungsprozesse. Das Bewerbermanagement läuft über die separat erhältliche Lösung Tellent Recruitee. Die Aufteilung erleichtert einen schrittweisen Einstieg. Benötigst Du mehrere Bereiche, solltest Du den Gesamtpreis eines kombinierten Angebots bewerten.
Ausgewählte Integrationen:
Preis und Pakete: Tellent veröffentlicht auf der eigenen Produktseite keinen festen Listenpreis. OMR Reviews nennt für Manage und Grow jeweils einen Einstieg ab 103 Euro pro Monat. Für mehrere Bereiche solltest Du ein gemeinsames Angebot einholen.
Eine Funktionsliste zeigt Dir, was eine Software grundsätzlich kann. Ob sie zu Deinem KMU passt, erkennst Du erst an einem vollständigen Arbeitsablauf.
Wähle dafür den Prozess aus, der aktuell die meiste Abstimmung verursacht. Das kann beispielsweise ein Urlaubsantrag, die Erstellung eines Schichtplans oder das Onboarding sein. Lass Dir genau diesen Ablauf bei jedem Anbieter live zeigen.
Achte dabei auf folgende Punkte:
Die passende Lösung lässt bei Deinem wichtigsten Ablauf möglichst wenig manuelle Arbeit außerhalb der Software übrig. Prüfe zum Abschluss, ob Zusatzmodule oder Einrichtungskosten zum veröffentlichten Einstiegspreis hinzukommen. So vergleichst Du die Anbieter anhand Deines HR-Alltags und erhältst einen realistischen Gesamtpreis.
Eine passende HR-Software verbindet die Arbeitsschritte, zwischen denen Dein Team heute Informationen weitergeben muss. Nach der Freigabe eines Urlaubsantrags sollte die Abwesenheit direkt in der Einsatzplanung erscheinen. Beim Onboarding sollten hinterlegte Angaben ohne erneute Eingabe für die nächsten Aufgaben verfügbar sein. Bleiben solche Übergänge innerhalb der Software, sinkt der Abstimmungsaufwand im Alltag.
Pointchamp führt dafür Personalverwaltung und Personaleinsatz in derselben Anwendung zusammen. Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten stehen dort zur Verfügung, wo HR den Einsatz des Teams organisiert. Über die App erreichen die benötigten Abläufe auch Mitarbeitende außerhalb des Büros. Pointchamp passt damit besonders zu KMU, die ihre HR-Prozesse zentral steuern und Mitarbeitenden per App zugänglich machen möchten.
Dein nächster Schritt: Wähle anhand Deiner wichtigsten Anforderungen zwei oder drei Favoriten aus. Lass Dir in jeder Demo denselben vollständigen Ablauf zeigen, beispielsweise einen Urlaubsantrag bis zur Berücksichtigung in der Einsatzplanung. So vergleichst Du die Anbieter anhand Deines Arbeitsalltags und erkennst, bei welcher Lösung die wenigsten manuellen Übergaben bleiben.
Eine HR-Software lohnt sich für ein KMU, sobald wiederkehrende Personalaufgaben regelmäßig Abstimmungen erfordern oder Daten mehrfach gepflegt werden. Der Bedarf hängt weniger von einer festen Mitarbeiterzahl als vom tatsächlichen Verwaltungsaufwand und dem Arbeitsmodell des Teams ab.
KMU sollten zunächst die aktuellen Stammdaten und alle Informationen übernehmen, die für die ausgewählten Startprozesse benötigt werden. Ältere Dokumente und historische Daten sollten nur migriert werden, wenn sie für laufende Abläufe, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder Auswertungen relevant bleiben.
Eine datenschutzgerechte HR-Software macht transparent, wo personenbezogene Daten gespeichert werden und wie der Anbieter sie schützt. KMU sollten außerdem den Auftragsverarbeitungsvertrag prüfen und sicherstellen, dass sich Zugriffsrechte passend zu den Aufgaben der jeweiligen Person vergeben lassen.
Eine HR-Software wird eher angenommen, wenn Mitarbeitende einen häufigen Vorgang wie zum Beispiel die Urlaubsplanung einfacher erledigen können als zuvor. KMU sollten deshalb mit einem klar abgegrenzten Prozess starten, diesen mit den beteiligten Rollen testen und offene Fragen vor dem vollständigen Rollout klären.
Pointchamp ist als All-in-One HR-Software auf die gebündelte Verwaltung verschiedener HR-Aufgaben ausgerichtet. Die Plattform verbindet Personalverwaltung und Personaleinsatz in einer App, über die auch operative Mitarbeitende auf ihre Abläufe zugreifen können.
Ja, Pointchamp unterstützt die Vorbereitung erfasster Zeit- und Abwesenheitsdaten für DATEV Lohn und Gehalt sowie DATEV LODAS. Dadurch müssen relevante Angaben seltener manuell übertragen werden und lassen sich übersichtlicher mit der Steuerberatung oder dem Lohnbüro abstimmen.
