Verträge im Aktenschrank, Nachweise im E-Mail-Postfach und Bescheinigungen in verschiedenen Ordnern? Mit Pointchamp führst Du alle HR-Dokumente in einer digitalen Personalakte zusammen und gibst ausgewählte Unterlagen direkt im Self Service frei.
Personalakten, Arbeitsmittel, Nachweise und Dokumente werden schnell unübersichtlich, wenn Informationen in Papierordnern, E-Mails und einzelnen Ablagen liegen. Mit Pointchamp bündelst Du relevante HR-Dokumente dort, wo sie im Arbeitsalltag gebraucht werden.
Mit Pointchamp verwaltest Du relevante Personaldaten und Dokumente an einem Ort. Dein zuständiges Team sieht schneller, welche Informationen vorliegen, welche Unterlagen fehlen und welche Nachweise für den nächsten Prozessschritt gebraucht werden.
Deine Mitarbeitenden können über den Employee Self Service ausgewählte Dokumente einsehen, eigene Angaben prüfen und angeforderte Unterlagen bereitstellen. Dadurch entstehen weniger Rückfragen per Mail, Chat oder Telefon.
Mithilfe von E-Signaturen kannst Du Verträge, Bestätigungen oder Freigaben digital in den Dokumentenprozess einbinden. Dein Team muss Dokumente nicht ausdrucken, unterschreiben, einscannen und erneut ablegen. Pointchamp unterstützt dadurch einen klareren Ablauf von der Bereitstellung bis zur digitalen Ablage.
Mit Pointchamp ordnest Du Dokumente zu Arbeitsmitteln, Schulungen, Qualifikationen oder Bescheinigungen direkt der passenden Person zu. So sieht Dein HR-Team schneller, welche Unterlagen vorliegen und welche Angaben noch fehlen.
Die Rudolf Süß oHG zeigt, wie Pointchamp Papierakten durch digitale Personalakten ersetzt: HR-Dokumente liegen gebündelt bereit und lassen sich beim Austritt gesammelt exportieren.
Vor Pointchamp führte die Rudolf Süß oHG ihre Personalakten ausschließlich auf Papier. Weitere HR-Prozesse verteilten sich auf Excel, E-Mail und Branchensoftware. „Wir haben sehr viele Insellösungen gehabt und konnten das dann zusammenführen“, beschreibt Geschäftsführer Torsten Süß.
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Alle mitarbeiterrelevanten Dokumente liegen heute digital und sicher an einem Ort. Die Verwaltung greift direkt auf die passende Personalakte zu, statt Papierordner und einzelne Ablagen zu durchsuchen. So bleiben relevante Daten jederzeit übersichtlich verfügbar.
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Scheidet ein Mitarbeitender aus, lassen sich die zugehörigen Daten gesammelt exportieren. Die Verwaltung muss Dokumente nicht mehr einzeln aus Papierakten zusammensuchen und übertragen. Gerade bei rund 45 Mitarbeitenden entlastet dieser Ablauf den Verwaltungsalltag spürbar.
Für Torsten Süß zählt vor allem, jederzeit den Überblick über alle relevanten Daten zu behalten. Die digitale Personalakte ist Teil eines Systems, das Papier und Insellösungen ablöst und die Verwaltung spürbar entlastet. Sein Fazit: „Also ich habe jetzt keine Bauchschmerzen mehr.“
Sieh, wie Pointchamp Personalinformationen, Dokumente, Nachweise und Self Service in einem übersichtlichen HR-Prozess bündelt.
Eine digitale Personalakte bündelt relevante Informationen und Dokumente zu Mitarbeitenden elektronisch. Dazu gehören je nach Unternehmen Stammdaten, Verträge, Nachweise, Bescheinigungen, Schulungsunterlagen, Arbeitsmittelinformationen oder weitere HR-Dokumente.
Eine Software für die digitale Personalakte schafft mehr Übersicht über Dokumente, Nachweise und Personalinformationen. Dein zuständiges Team findet Unterlagen schneller, erkennt fehlende Angaben besser und reduziert wiederkehrende Rückfragen. Besonders stark wird der Nutzen, wenn Self Service, E-Signatur und weitere HR-Prozesse zusammenlaufen.
Eine vollständige digitale Personalakte ist nicht pauschal für jedes Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte begleitende Entgeltunterlagen jedoch elektronisch geführt werden. Grundlage dafür ist § 8 Beitragsverfahrensverordnung. Deshalb lohnt sich eine digitale Personalakte besonders für Unternehmen, die Personalunterlagen, Nachweise und abrechnungsrelevante Dokumente an einem Ort organisieren und für Prüfprozesse besser verfügbar halten möchten.
In eine digitale Personalakte gehören Unterlagen, die für das Beschäftigungsverhältnis relevant sind. Typische Beispiele sind Personalstammdaten, Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Qualifikationen, Schulungsnachweise, Vereinbarungen, arbeitsmittelbezogene Dokumente und weitere HR-relevante Nachweise.
Das hängt vom jeweiligen Dokument und der rechtlichen Grundlage ab. Viele Unterlagen lassen sich digital archivieren, bei einzelnen Dokumenten können besondere Anforderungen an Originale, Nachweise oder Aufbewahrung gelten. Unternehmen sollten deshalb intern prüfen, welche Dokumentarten digital geführt werden und welche zusätzlich im Original erhalten bleiben.
Pointchamp eignet sich für Unternehmen, die Personalinformationen, Dokumente und organisatorische Nachweise zentraler strukturieren möchten. Der Nutzen ist besonders hoch, wenn HR-Dokumente bisher in Papierordnern, E-Mails, Tabellen oder einzelnen Tools verteilt sind.
