Factorial-Alternative: Welche Software kommt im Arbeitsalltag wirklich an?

Factorial-Alternative: Das Wichtigste in Kürze

• Factorial verbindet klassische HR-Prozesse mit der Ausgabenverwaltung und IT-Funktionen. Welche Funktionen Dir zur Verfügung stehen, richtet sich nach den gewählten Produkten.
• Eine Factorial-Alternative lohnt sich, wenn Dein Schwerpunkt stärker auf Personaleinsatz, DACH-Prozessen oder einem fokussierten Funktionsumfang liegt.
• Vergleiche die Software-Anbieter anhand eines häufigen Ablaufs. So erkennst Du, welche Lösung manuelle Übergaben tatsächlich reduziert.
• Pointchamp führt HR-Verwaltung und Personaleinsatz in einer Anwendung zusammen. Nach Erfahrungswerten des Anbieters kann die zentrale Abbildung dieser Prozesse den organisatorischen Verwaltungsaufwand um bis zu 60 Prozent reduzieren.

Was Factorial abdeckt. Und welcher Aufwand trotzdem bleibt.

Factorial deckt zentrale HR-Aufgaben ab und erweitert sie um Funktionen für Finanz- und IT-Prozesse. Mitarbeitende können unter anderem Abwesenheiten verwalten und Arbeitszeiten erfassen. Auch Dokumente werden zentral bereitgestellt. Für Deinen Vergleich zählt jedoch, ob dieser Funktionsmix genau die Abläufe vereinfacht, die in Deinem Unternehmen besonders viel Zeit beanspruchen.

Unser Fazit: Factorial verbindet die HR-Verwaltung mit einer eigenen Schichtplanung und weiteren Unternehmensbereichen. Eine Alternative wird interessant, wenn Dein Unternehmen innerhalb dieses Funktionsspektrums andere Prioritäten setzt. Prüfe deshalb, welche Lösung Deinen wichtigsten Ablauf mit möglichst wenigen Übergaben abbildet.

Wo soll Deine Factorial-Alternative Zeit sparen?

Eine Alternative bringt Dir wenig, wenn sie lediglich einen anderen Funktionsumfang bietet. Halte vor dem Vergleich fest, welcher wiederkehrende Ablauf heute unnötig viel Zeit kostet.

Oder suchst Du erstmals nach einer HR-Software und vergleichst Factorial direkt mit anderen Anbietern? Auch dann helfen Dir die folgenden Fragen dabei, den passenden Schwerpunkt festzulegen:

1. Welcher HR-Ablauf verursacht derzeit die meisten Rückfragen?
2. An welcher Stelle werden Daten mehrfach eingegeben?
3. Welche Aufgabe soll künftig ohne ein zusätzliches System funktionieren?
4. Welche Entlastung möchtest Du nach der Einführung messen?
5. Welche Funktionen müssen im gebuchten Paket enthalten sein?

Formuliere aus Deinen Antworten ein konkretes Ziel. Statt „Wir möchten unsere HR digitalisieren“ hältst Du beispielsweise fest: „Freigegebene Abwesenheiten sollen ohne manuelle Übertragung in der Einsatzplanung erscheinen.“ So kannst Du später prüfen, ob die neue Software den Arbeitsaufwand wirklich reduziert.

Fünf Factorial-Alternativen im schnellen Vergleich

Die Anbieter setzen an unterschiedlichen Abläufen an. Die folgende Tabelle zeigt Dir, welcher Schwerpunkt zu Deinem Bedarf passen kann. Zum Vergleich: Factorial beginnt bei 8 Euro pro Nutzer und Monat. Der tatsächliche Preis hängt vom gewählten Funktionsumfang ab.

Die möglichen Effekte sind eine erste Orientierung. Wie stark ein Anbieter Dein Unternehmen entlastet, hängt von den bisherigen Abläufen und dem gebuchten Umfang ab.

1. Pointchamp

Zwischen einem genehmigten Urlaubsantrag und einem aktuellen Einsatzplan sollten keine zusätzliche Tabelle und keine einzelne Nachricht liegen. Pointchamp führt diese Schritte in einer All-in-One HR Software zusammen. Auch Arbeitszeiten und interne Informationen bleiben für Mitarbeitende über Web oder App erreichbar.

Zeiterfassung: Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten mobil, am Desktop oder per PIN. Die Zeitkonten werden zentral aktualisiert.

Schichtplanung: Plane Schichten anhand der verfügbaren Mitarbeitenden und freigegebener Abwesenheiten. Änderungen werden direkt in der App angezeigt.

Digitale Personalakte: Bündle Personaldaten und relevante Dokumente an einem Ort. Berechtigte Personen greifen auf die jeweils aktuellen Unterlagen zu.

KI-Wissensdatenbank: Hinterlege internes Wissen im Firmen-Wiki. Die KI-gestützte Suche beantwortet Fragen auf Grundlage der gespeicherten Inhalte.

Bewerbermanagement: Verwalte Bewerbungen zentral. Nach einer Zusage stehen die erfassten Daten für das Onboarding bereit.

Was kann sich dadurch verändern? Nach Erfahrungswerten von Pointchamp kann eine integrierte Plattform den organisatorischen Verwaltungsaufwand in KMU um bis zu 60 Prozent reduzieren. Bei einem Unternehmen mit etwa 100 Mitarbeitenden entspricht das einer möglichen Entlastung von 40 bis 70 Stunden pro Monat.

Besonders groß ist der Hebel dort, wo Informationen bisher mehrfach übertragen werden. Wird eine Abwesenheit freigegeben, steht sie direkt für die Einsatzplanung bereit. Dadurch entfallen manuelle Aktualisierungen. Auch Rückfragen lassen sich reduzieren, weil Mitarbeitende benötigte Informationen selbst über die App oder das Firmen-Wiki abrufen können.

Unsere Einordnung: Pointchamp gehört auf Deine Shortlist, wenn Personalverwaltung und operativer Arbeitsalltag enger zusammenspielen sollen. Den größten Effekt erzielt die Plattform, wenn Dein Unternehmen bisher mehrere Ablagen oder Kommunikationskanäle für zusammenhängende HR-Prozesse verwendet.

Systemgrenzen: Die Entgeltabrechnung bleibt in DATEV. Für internationale Payroll oder konzernweite Talentarchitekturen werden zusätzliche Systeme benötigt.

Preis und Einführung: Pointchamp beginnt bei 99 Euro pro Monat für Teams. Bei jährlicher Zahlung reduziert sich der Preis um fünf Prozent. Für die Einrichtung fällt einmalig eine Gebühr an. Die Software kann 14 Tage kostenfrei getestet werden.

2. HoorayHR

HoorayHR richtet sich an kleine und wachsende Unternehmen. Die Software bildet Personalakten und Abwesenheiten ab. Workflows unterstützen unter anderem das Onboarding. Mitarbeitende greifen über eine Self-Service-App auf ihre HR-Prozesse zu.

Was kann sich dadurch verändern? Mit der digitalen Personalakte liegen Dokumente zentral vor, während Workflows die Beteiligten an ihre Aufgaben im Onboarding erinnern. Anträge reichen Mitarbeitende selbst ein und verfolgen ihren Status direkt im System. Dadurch muss HR seltener nachfassen.

Auch die Kundenberichte von HoorayHR heben die zentrale Verwaltung und den leichteren Zugriff auf HR-Daten hervor. Konkrete prozentuale Einsparungen nennt der Anbieter dabei nicht.

Unsere Einordnung: HoorayHR passt zu wachsenden Teams, die ihre tägliche HR-Verwaltung in einem zugänglichen System bündeln möchten. Der Anbieter ist besonders interessant, wenn ein klarer Preis und eine kurze Einführung für die Auswahl wichtig sind.

Systemgrenzen: Eine komplexe Schichtplanung gehört nicht zum zentralen Schwerpunkt der Software. Wenn Du spezielle Anforderungen an den Personaleinsatz oder Deine bestehende Systemlandschaft hast, solltest Du prüfen, ob HoorayHR diese selbst abbildet oder eine zusätzliche Integration benötigt.

Preis und Einführung: HoorayHR beginnt bei 7,50 Euro pro Mitarbeitendem und Monat. Laut Anbieter fallen keine Implementierungskosten an. Die Software lässt sich 14 Tage kostenfrei testen.

3. HR WORKS

HR WORKS verbindet die Personalverwaltung mit der Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Die Software unterstützt außerdem die Reisekostenabrechnung sowie vorbereitende Aufgaben für die Lohnbuchhaltung. Der Anbieter richtet sich vor allem an Unternehmen mit 20 bis 500 Mitarbeitenden im DACH-Raum.

Was kann sich dadurch verändern? HR WORKS kann vor allem administrative Prozesse entlasten, die durch feste Vorgaben und wiederkehrende Prüfungen viel Zeit beanspruchen. Dazu gehören die Reisekostenabrechnung und vorbereitende Aufgaben für die Lohnbuchhaltung.

Das Berliner Agenturunternehmen SEA-Experten spart laut HR WORKS durch die zentralisierte Personalverwaltung rund 30 bis 40 Prozent der zuvor benötigten Zeit im administrativen Bereich. Beim Hersteller nova:med sank der Zeitaufwand für die Lohnabrechnung um bis zu 50 Prozent.

Unsere Einordnung: HR WORKS gehört auf Deine Shortlist, wenn Reisekosten oder payroll-nahe DACH-Prozesse einen großen Teil Deiner HR-Arbeit ausmachen. Der mögliche Effekt entsteht hier weniger durch die Verbindung zum operativen Personaleinsatz. Im Mittelpunkt steht die administrative Verarbeitung.

Systemgrenzen: Funktionen für 360-Grad-Feedback und Zielmanagement gehören zu HR WORKS Pro. Für eine tiefe Personaleinsatzplanung kann weiterhin eine spezialisierte Lösung erforderlich sein.

Preis und Einführung: HR WORKS veröffentlicht keine festen Einstiegspreise. Der Gesamtpreis richtet sich nach dem gebuchten Paket und der Unternehmensgröße.

4. Kenjo

Kenjo verbindet Personalverwaltung mit Arbeitszeiterfassung und Schichtplanung. Abwesenheiten können bei der Dienstplanung berücksichtigt werden. Die Software richtet sich unter anderem an Unternehmen mit wechselnden Arbeitszeiten oder mehreren Standorten.

Was kann sich dadurch verändern? Kenjo reduziert vor allem den Aufwand für Dienstpläne und die anschließende Abstimmung mit den Mitarbeitenden. Zeitdaten stehen dabei im selben System für die weitere HR-Verwaltung zur Verfügung.

Die Pizzeria Litaly reduzierte ihre wöchentliche Schichtplanung laut Kenjo von vier Stunden auf 15 Minuten. In einem weiteren Kundenbeispiel senkte FinCompare den Zeitaufwand für die Personalverwaltung um 30 Prozent und das Budget für HR-Software innerhalb eines Jahres um 60 Prozent.

Unsere Einordnung: Kenjo passt, wenn Arbeitszeiten und Dienstpläne im Mittelpunkt Deiner Auswahl stehen. Die Software ist besonders relevant, wenn mehrere Standorte koordiniert werden müssen.

Systemgrenzen: Das Bewerbermanagement wird als zusätzliches Recruiting-Modul angeboten. Erweiterte Integrationen und Funktionen für komplexere Organisationsstrukturen sind dem Connect-Tarif vorbehalten.

Preis und Einführung: Bei monatlicher Zahlung kostet der Starter-Tarif 6 Euro pro Nutzer und Monat. Der Growth-Tarif liegt bei 10 Euro. Für Connect erstellt Kenjo ein individuelles Angebot. Bei jährlicher Zahlung reduziert sich der Preis um zehn Prozent. Die Software kann 14 Tage kostenfrei getestet werden.

5. Personio

Personio baut seine Plattform um Core HR auf. Der Kern umfasst die zentrale Verwaltung von Personaldaten sowie Arbeitszeit- und Abwesenheitsprozesse. Zusätzliche Anwendungen erweitern den Umfang beispielsweise um Recruiting oder Personalentwicklung.

Was kann sich dadurch verändern? Personio bündelt Personaldaten und wiederkehrende Workflows in einem zentralen System. Dadurch sinkt der Aufwand für die Pflege verteilter Daten. Offizielle Kundenberichte beschreiben außerdem mehr Zeit für strategische HR-Aufgaben, nachdem administrative Prozesse digitalisiert wurden.

Wie groß der Effekt ausfällt, hängt stark von der Plattformkonfiguration ab. Ein Core-System mit wenigen Ergänzungen verändert andere Abläufe als eine umfangreiche Lösung mit mehreren Anwendungen.

Unsere Einordnung: Personio passt, wenn Du Deine HR-Plattform modular aufbauen möchtest. Der Marketplace erweitert die verfügbaren Integrationen, wodurch bestehende Systeme angebunden und zusätzliche Spezialfunktionen ergänzt werden können.

Systemgrenzen: Recruiting sowie Performance und Entwicklung werden über zusätzliche Anwendungen ergänzt. Für eine tiefe Schichtplanung greift Personio auf Partnerlösungen zurück. Ein allgemeiner Team-Messenger gehört ebenfalls nicht zu den zentralen Funktionen.

Preis und Einführung: Personio veröffentlicht für Core HR keinen allgemeingültigen Einstiegspreis. Die Kosten richten sich nach der Unternehmensgröße und den gebuchten Anwendungen. Für ein verbindliches Angebot ist eine individuelle Preisanfrage erforderlich.

Welche Factorial-Alternative entlastet Dich an der richtigen Stelle?

Starte bei dem Ablauf, der heute den größten Aufwand verursacht. Die folgende Tabelle ordnet jedem Schwerpunkt einen passenden Anbieter zu.

Wähle daraus zwei oder drei Anbieter für Deine Shortlist. Eine lange Funktionsliste zeigt Dir noch nicht, wie viele Schritte im Arbeitsalltag wirklich entfallen. Lass Dir deshalb bei jedem Anbieter denselben Ablauf zeigen.

So vergleichst Du Einsparungen, ohne Dich von Prozentzahlen blenden zu lassen

Eine hohe Prozentzahl wirkt überzeugend. Ohne einen gemeinsamen Ausgangswert lässt sie sich jedoch kaum einordnen. Mit den folgenden Schritten prüfst Du, wie belastbar die genannten Einsparungen für Dein Unternehmen sind:

1. Halte den heutigen Aufwand fest: Miss, wie lange Dein Team für einen konkreten Ablauf benötigt. Berücksichtige dabei auch Rückfragen und nachträgliche Korrekturen.
2. Grenze den betrachteten Prozess ein: Vergleiche nur Angaben, die sich auf denselben Ablauf beziehen. Eine Einsparung bei der Schichtplanung lässt keine Rückschlüsse auf den Aufwand im Onboarding zu.
3. Erfasse verbleibende Systemwechsel: Prüfe, ob Daten exportiert oder in einer weiteren Anwendung ergänzt werden müssen. Diese Schritte gehören ebenfalls zum tatsächlichen Aufwand.
4. Lege einen Messzeitpunkt fest: Plane ausreichend Zeit für die Datenübernahme und die Einrichtung der neuen Abläufe ein. Bestimme anschließend, wann Du den Prozess erneut bewerten möchtest.
5. Vergleiche das Ergebnis mit Deinem Ausgangswert: Miss den Aufwand nach 30 bis 90 Tagen erneut. So erhältst Du einen Wert, der Deine tatsächliche Entlastung zeigt.

Ein einfaches Rechenbeispiel macht den Effekt sichtbar: Benötigt Dein Team heute vier Stunden pro Woche für die Schichtplanung, entstehen im Jahr rund 208 Arbeitsstunden. Verkürzt die Software diesen Aufwand auf eine Stunde, werden ungefähr 156 Stunden frei.

Lass Dir den Effekt in der Demo zeigen

Bitte jeden Anbieter, denselben vollständigen Ablauf live abzubilden. Achte dabei auf manuelle Exporte und erneute Dateneingaben. Auch der Wechsel in eine zusätzliche Anwendung sollte sichtbar werden.

Diese Fragen helfen Dir während der Demo:

• Welche Arbeitsschritte entfallen vollständig?
• Wo müssen Daten erneut eingegeben werden?
• Welche Funktion benötigt ein höheres Paket?
• Welcher Aufwand bleibt außerhalb der Software?
• Wie lässt sich die spätere Entlastung auswerten?

Möchtest Du Personalverwaltung und Personaleinsatz verbinden, kannst Du in der Pointchamp-Demo einen vollständigen Ablauf prüfen. Lass Dir beispielsweise zeigen, wie ein Urlaubsantrag nach der Freigabe in die Einsatzplanung einfließt.

Factorial-Alternative – Häufige Fragen und Antworten

Wann lohnt sich eine Alternative zu Factorial?

Eine Alternative lohnt sich, wenn ein anderer Anbieter Deinen wichtigsten Prozess geschlossener abbildet. Das kann die Schichtplanung oder ein DACH-spezifischer Verwaltungsablauf sein. Auch ein stärker fokussierter Funktionsumfang kann für Deine Auswahl sprechen.

Welche Factorial-Alternative eignet sich für die Schichtplanung?

Pointchamp und Kenjo verbinden Zeitdaten mit der Schichtplanung. Pointchamp ergänzt diesen Ablauf um direkte Teamkommunikation und eine KI-gestützte Wissensdatenbank. Welche Lösung besser passt, hängt von Deinen Planungsregeln und den benötigten HR-Funktionen ab.

Wie viel Verwaltungsaufwand kann Pointchamp reduzieren?

Nach Erfahrungswerten von Pointchamp kann der organisatorische Verwaltungsaufwand in KMU um bis zu 60 Prozent sinken. Bei etwa 100 Mitarbeitenden entspricht das einer möglichen Entlastung von 40 bis 70 Stunden pro Monat.

Wie prüfst Du eine Factorial-Alternative vor dem Wechsel?

Wähle einen häufigen Ablauf aus Deinem HR-Alltag und lass ihn Dir in jeder Produktdemo vollständig zeigen. Achte darauf, welche Schritte innerhalb der Software ablaufen und an welcher Stelle Daten manuell übertragen werden müssen. So vergleichst Du die Anbieter anhand Deiner tatsächlichen Arbeit.

Wie gelingt der Wechsel von Factorial zu einer anderen HR-Software?

Lege zuerst fest, welche Personaldaten und Dokumente in das neue System übernommen werden sollen. Kläre anschließend mit beiden Anbietern, in welchem Format Factorial die Daten bereitstellt und welche Inhalte sich importieren lassen. Teste die Übertragung zunächst mit einem begrenzten Datensatz. Nach der Kontrolle kannst Du den vollständigen Wechsel terminieren und Dein Team auf die neuen Abläufe vorbereiten.

Welche HR-Prozesse sollten in einer Anwendung zusammenarbeiten?

Zusammenhängende Prozesse sollten ohne manuelle Datenübertragung ineinandergreifen. Eine genehmigte Abwesenheit sollte beispielsweise direkt in der Einsatzplanung erscheinen. Auch Bewerberdaten sollten nach einer Zusage für das Onboarding und die digitale Personalakte verfügbar sein. Welche Verbindung den größten Nutzen bringt, hängt davon ab, an welcher Stelle Dein Team heute Daten doppelt pflegt oder häufig Rückfragen klärt.